Situatieschetsen Inkloksysteem

Inklokken en roosteren voor winkels en kleine bedrijven

Je hebt een winkel met b.v. 12 werknemers. Deze mensen hebben verschillende contracten. Je wilt graag dat ze tevreden zijn met hun werktijden en dat ze gemakkelijk vrij kunnen vragen en diensten kunnen ruilen. Je wilt aan het eind van de maand hun gewerkte uren in een excel file hebben. Je wilt via een inkloksysteem hun uren en pauze monitoren.

1. Via de personeelsite geeft het personeel de tijden door die ze kunnen werken. Marieke kan elke maandag, dinsdag en woensdag. Ze stelt dit éénmalig in. Peter zit met zijn andere baan en het werk van zijn vrouw. Hij stelt 2 standaard dagen in en loopt door zijn agenda en past het gemakkelijk aan op de dagen dat hij niet, of juist extra kan werken.
2. In het beheersysteem stel jij de openingstijden in van je winkel. Je klikt evt. op `feestdagen gesloten` en maakt hier en daar nog een wijziging. Heeft jou winkel meerdere afdelingen? Je kan per afdeling en per dag instellen hoeveel personeel je nodig hebt.
3. In het rooster zie je de beschikbaarheid van je werknemers. Je roostert Marieke in op de maandag, dinsdag en woensdag en maakt dit repeterend.  Als je op een dag klikt, geeft het systeem aan wie er kunnen werken, en met één klik rooster je  ze in.
4. Op de personeelsite kan je personeel het rooster inzien, ruilverzoeken naar ander personeel doen en vrij vragen of vakantie aanvragen.
5. In de winkel op de kassa of in het magazijn bij de deur kunnen ze inklokken op het inkloksysteem. Personeel geeft hier aan dat ze aanwezig zijn, op welke afdeling, wanneer ze pauze nemen etc.
6. Via je beheer kant van het systeem draai je de gewerkte uren uit en handel je snel de aanvragen voor vrij en vakantie af.

Organiseren voor winkels met afspraken

Je hebt een kapperszaak, tattooshop of andere winkel waar je op afspraak werkt. Je wilt dat klanten zelf afspraken kunnen maken. Je wilt je personeel inroosteren op de basis van je agenda of afspraken plannen op basis van je rooster.

1.  Je hebt 4 werkplekken in je studio. Op basis van je openingstijden en de beschikbaarheid van de werkplekken moet de administratie of de klanten afspraken kunnen inplannen. Via email en sms verifieer je de klant en de afspraak.
2. Als er werkplekken beschikbaar zijn of er is personeel beschikbaar kan de afspraak gemaakt worden.
3. In het rooster zie je bij een ziekmelding voor welke klanten er vervanging moet worden geregeld of wie er afgezegd moet worden. 
4. Opmerkingen, bijvoorbeeld allergie zet je gemakkelijk in het klantdossier.
5. Klanten koppel je aan personeel, als dat gewenst is.
6. Klanten kunnen op realtime basis op je website zien wanneer ze terecht kunnen.

Tijdregistratie in de catering

1. Je hebt een catering bedrijf en op verschillende werkplekken heb je een tablet opgehangen waar oproepkrachten en nul-uren contracten inklokken. In de bedrijfskantines die je exploiteert klokt het personeel op de kassa's.
2. Je planning is gebasserd op projecten. Als er iemand ziek wordt zie je razendsnel waar mensen naartoe moeten en op basis van competentie geeft het systeem aan wie er als vervanger gebeld kan worden.
3. Omdat je roostert op projecten kan je het systeem ook gebruiken om kosten te berekenen van toekomstige projecten. Bijv. bij een evenement heb je 3 opbouwmedewerkers nodig, 1 manager en 7 mensen voor het feest. Het systeem geeft op gemiddelde loonkosten een bedrag en als je mensen in gaat roosteren krijg je een absoluut bedrag, pas als je het project van status planning afhaalt krijgen de mensen de plek en tijd op hun rooster te zien.
4. Je geeft aan in het systeem dat mensen pas 10 minuten voor aanvang van de dienst mogen inklokken, of  5 minuten.
5. Je stelt in het inkloksysteem in dat mensen als ze 8 uur ingeklokt zijn automatisch een half uur pauze opnemen.
6. Als medewerkers op locaties hebben gestaan waar niet geklokt kon worden, doen ze thuis via de website een tijdverzoek, Als jij dit goedkeurt wordt het zo het systeem in geschoten.

Organiseren voor schoonmaakbedrijven en interieurverzorgers

Je wilt dat je personeel op je locatie's inklokt, zodat je precies weet hoelang ze aanwezig waren. Je wilt deze tijden exporteren op projectbasis zodat je deze uren inzichtelijk kan factureren aan je klant.

1. Je maakt een nieuw project aan, met naam en adres.
2. Via de google geo-api voeg je simpel, éénmalig de locatie toe aan dit  project.
3. Je personeel ziet op hun website het rooster en de locatie waar ze moeten werken.
4. Het personeelslid komt aan op de locatie en logt in via hun smartphone, deze vraagt toegang tot de locatie.
5. Het systeem controleert deze locatie en indien juist staat het personeelslid ingeklokt.
6. Jij exporteert de gewerkte uren aan het eind van de periode en je klanten krijgen perfect inzicht in de kosten.

Tijdregistratie als flexibel concept

De mensen van Inosoft hebben een visie op tijdregistratie. Die visie komt voort uit meer dan 12 jaar ervaring met op maat gemaakte inkloksystemen, rooster software en personeeltools. Voor supermarkten, cateraars, schoonmaakbedrijven, tattoshops, schoenenwinkels, haarstudio's en ga zo maar door. Wij hebben onze software zo opgezet dat het in bijna iedere situatie optimaal presteert. Het gaat te ver om alle mogelijkheden hier op een website te bespreken. Wij willen graag kennismaken en de mogelijkheden bespreken. Via telefoon of bij jou op het bedrijf of in de winkel.  Maak het jezelf gemakkelijk en laat onze software het werk doen terwijl jij je aandacht en tijd kan besteden aan je personeel en niet aan het verwerken van data !